🏢Les organisations

🏢 Qu’est-ce qu’une organisation ?

L’espace “Organisation” de MyUniSpace est conçu pour les professionnels, entreprises, équipes ou indépendants souhaitant travailler à plusieurs depuis une interface centralisée. Il vous permet de :

• Regrouper vos collaborateurs dans un même espace

• Gérer les accès et les droits des membres

• Suivre l’utilisation des outils par utilisateur

• Accéder à des fonctionnalités d’administration (abonnements, facturation, statistiques, etc.)

C’est l’endroit idéal pour structurer votre activité professionnelle dans MyUniSpace.

✍️ Créer votre organisation

📌 Pour créer une organisation, il vous suffit de suivre les étapes proposées à la première ouverture de l’espace “Organisation” dans les paramètres. Sinon, cliquez dans le menu gauche sur “Organisation”.

Étape 1 : Paramétrer les informations de base de votre organisation

Avant de commencer, vous devez configurer les paramètres essentiels de votre organisation. Ces réglages permettent de personnaliser votre espace de travail et d’assurer une bonne gestion de votre environnement.

🔧 À remplir :

• Nom de l'organisation

• Identifiant de connexion (log) : ce sera votre identifiant interne

• Secteur d’activité

• Adresse e-mail de contact : utilisée pour les notifications, factures et paiements

🔐 Option de sécurité disponible :

• Activer l’authentification à deux facteurs obligatoire → Cette option forcera la vérification par e-mail pour tous les membres de votre organisation.

Étape 2 (Facultative) : Vérifier votre domaine professionnel

Cette étape améliore la crédibilité de votre organisation, en prouvant que vous possédez un nom de domaine personnalisé.

🔸 Ajoutez un enregistrement TXT dans la zone DNS de votre domaine. 🔸 Copiez les valeurs affichées à l’écran. 🔸 Cliquez sur Vérifier maintenant.

Étape 3 : Inviter des membres

🔹 Renseignez les adresses email de vos collaborateurs. 🔹 Cliquez sur “+ Ajouter un autre membre” pour en inviter plusieurs. 🔹 Cochez les CGU pour les comptes organisation. 🔹 Cliquez sur Créer l’organisation.

👥 Gérer les membres de l’organisation

Depuis le tableau de bord de votre organisation :

• ✅ Ajoutez ou supprimez des membres

• ✅ Modifiez leur niveau de licence (Free / Pro)

• ✅ Attribuez des droits d'accès aux outils comme UniCloud (Aucun droit / Lecture seule / Ajout + Modification)

• ✅ Suivez leur dernière activité

📈 Suivre l’activité de l’équipe

En bas de page, retrouvez les statistiques d’utilisation des outils MyUniSpace par votre organisation (par mois) :

• Nombre de chats avec Insight IA

• Tâches créées

• Messages secrets envoyés

• Fichiers convertis

• Liens courts générés

• Fichiers transférés

Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’activité de vos collaborateurs.

👤 Rejoindre une organisation en tant que membre

Si vous avez été invité à rejoindre une organisation :

1. Vous recevrez un email d’invitation.

2. En cliquant sur le lien, vous accéderez à MyUniSpace pour créer un compte ou vous connecter.

3. Une fois connecté(e), vous serez automatiquement ajouté à l'organisation.

🔐 Droits d'accès drive partager dans l'organisation

Chaque membre peut se voir attribuer un ou plusieurs droits spécifiques sur unicloud :

🧾 Facturation & Paiements

Les organisations peuvent payer en mode entreprise, qui permet :

• D’ajouter les informations de l’entreprise (nom, adresse, numéro de TVA, etc.)

• D’obtenir des factures conformes, avec mentions légales.

• De bénéficier d’une gestion centralisée des paiements via le compte administrateur de l’organisation.

💡 Remise & promotions : les réductions s’appliquent automatiquement sur le compte admin, donc sur l’ensemble des paiements de l’organisation.